Privacybeleid
Laatste update: 21 april 2026
ValidCare hecht groot belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Dit privacybeleid legt uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom en hoe lang wij ze bewaren, en welke rechten u daarover heeft onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR).
1. Verwerkingsverantwoordelijke
Dit privacybeleid is van toepassing op de verwerkingen door:
ValidCare (initiatief in oprichting — juridische structurering naar ValidCare BV volgt
bij het eerste audit-contract)
Handelend via Jordy Coene
E-mail: info@validcare.be
Website: validcare.be
Voor alle vragen over dit privacybeleid of uitoefening van uw rechten kunt u terecht via info@validcare.be.
2. Welke persoonsgegevens wij verwerken
Wij verwerken persoonsgegevens die u zelf aan ons bezorgt, én gegevens die wij verzamelen via onze website.
Gegevens die u zelf aanlevert
- Contactformulier: naam, functie, praktijknaam (optioneel), e-mailadres, telefoonnummer (optioneel), onderwerp, berichtinhoud.
- Audit-aanvragen en kennismakingsgesprekken: praktijkgegevens, ondernemingsnummer van de praktijk, contactgegevens van de praktijkhouder en verantwoordelijken, dossiergegevens noodzakelijk voor de audit.
- Correspondentie: de inhoud van uw e-mails, telefoongesprekken en berichten.
Gegevens die automatisch worden verzameld
- Technische gegevens: IP-adres, browsertype, apparaattype, bezochte pagina's, verwijzende URL, tijdstip van bezoek.
- Analytische gegevens: via Google Analytics 4 verzamelen wij geanonimiseerde gebruiksgegevens. IP-adressen worden ingekort. Deze verwerking vindt uitsluitend plaats nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven via de cookie-banner.
3. Doeleinden en rechtsgrondslagen
| Doel | Rechtsgrondslag |
|---|---|
| Beantwoorden van uw vragen via het contactformulier | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG) |
| Plannen en uitvoeren van kennismakingsgesprekken | Gerechtvaardigd belang / precontractuele fase (art. 6.1.b AVG) |
| Uitvoeren van audits en uitreiken van labels | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG) |
| Facturatie en boekhoudkundige verplichtingen | Wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG) |
| Publicatie van gelabelde praktijken in het publieke register | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG) en toestemming (art. 6.1.a AVG) |
| Statistische analyse van websitegebruik | Toestemming (art. 6.1.a AVG) |
| Versturen van nieuwsbrieven of updates | Toestemming (art. 6.1.a AVG) |
4. Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld.
| Categorie | Bewaartermijn |
|---|---|
| Contactformulier-inzendingen zonder vervolg | Maximaal 12 maanden |
| Kennismakingsgesprek-gegevens zonder contract | Maximaal 24 maanden |
| Auditdossiers en rapporten | 10 jaar (conform wettelijke bewaartermijnen voor zorgdossiers en boekhouding) |
| Facturatiegegevens | 7 jaar (wettelijke boekhoudverplichting) |
| Register van gelabelde praktijken | Voor de duur van het label + 5 jaar na intrekking of verlopen |
| Analytische gegevens (Google Analytics) | 14 maanden |
| Nieuwsbrief-abonnementen | Tot intrekking van uw toestemming |
5. Ontvangers en verwerkers
Uw persoonsgegevens worden niet verkocht, verhuurd of doorgegeven aan derden voor commerciële doeleinden. Wij doen beroep op de volgende verwerkers voor de levering van onze diensten:
- Combell NV (hosting van validcare.be, servers in België).
- Formspree, Inc. (verwerking van contactformulier-inzendingen, servers in de Verenigde Staten met gepaste waarborgen conform art. 46 AVG).
- Google Ireland Limited (Google Analytics 4 met IP-anonimisering en EU-eerste gegevensverwerking).
- Microsoft Ireland Operations Limited (e-mailhosting info@validcare.be via Microsoft 365).
Met elke verwerker is een verwerkersovereenkomst afgesloten conform art. 28 AVG.
Wanneer een audit wordt uitgevoerd, worden relevante dossiergegevens gedeeld met auditoren en leden van de auditcommissie. Elk van deze personen is gebonden door een afzonderlijke geheimhoudingsovereenkomst (NDA).
6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Voor verwerkingen door Formspree (Verenigde Staten) baseren wij ons op standaard contractuele clausules conform besluit (EU) 2021/914 van de Europese Commissie. Voor alle andere verwerkers geldt dat de verwerking primair binnen de EER plaatsvindt.
7. Uw rechten
U heeft onder de AVG de volgende rechten:
- Recht op inzage — u kunt opvragen welke persoonsgegevens wij over u verwerken.
- Recht op correctie — u kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten aanpassen.
- Recht op verwijdering — u kunt verzoeken om verwijdering van uw gegevens, binnen de grenzen van onze wettelijke bewaarverplichtingen.
- Recht op beperking — u kunt verzoeken om de verwerking te beperken.
- Recht op overdraagbaarheid — u kunt uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar formaat ontvangen.
- Recht van bezwaar — u kunt bezwaar maken tegen verwerkingen op grond van gerechtvaardigd belang.
- Recht om toestemming in te trekken — voor verwerkingen op basis van toestemming kunt u die toestemming op elk moment intrekken.
Om een van deze rechten uit te oefenen, stuurt u een e-mail naar info@validcare.be. Wij antwoorden binnen 30 dagen.
8. Klachten
Bent u van mening dat wij uw persoonsgegevens niet correct verwerken, dan heeft u het recht klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
contact@apd-gba.be
gegevensbeschermingsautoriteit.be
9. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang, wijziging of openbaarmaking. Daaronder vallen onder meer: versleutelde verbindingen (HTTPS), toegangsbeheer, regelmatige back-ups en vertrouwelijkheidsverplichtingen voor alle betrokkenen.
10. Wijzigingen
Dit privacybeleid kan worden aangepast. Bij substantiële wijzigingen publiceren wij het herziene beleid op deze pagina met een nieuwe datum bovenaan.