Algemene Voorwaarden

1. Definities

• Praktijk: de thuisverpleegpraktijk — solo of in groep — die een ValidCare-dienst afneemt.
• Audit: het proces waarbij een ValidCare-auditor een praktijk toetst aan het ValidCare-normenkader met het oog op labeltoekenning.
• Kennismakingsgesprek: vrijblijvend gesprek tussen een praktijk en ValidCare, voorafgaand aan elk eventueel traject.
• Normenkader: het geheel van 29 normen, vastgelegd in het document VC001:2026.
• Label: de kwalificatie Goud, Zilver of Brons toegekend na een succesvolle audit.
• Auditcommissie: het onafhankelijke orgaan dat beslist over labeltoekenning.
• Register: het publieke overzicht van gelabelde praktijken op validcare.be.

2. Toepassingsgebied

Deze voorwaarden gelden voor elke overeenkomst tussen ValidCare en een praktijk, tenzij schriftelijk en uitdrukkelijk anders overeengekomen. Afwijkende voorwaarden van de praktijk zijn niet van toepassing, ook niet bij stilzwijgen van ValidCare.

3. Offerte en totstandkoming overeenkomst

Elke audit of gerelateerde dienst wordt voorafgegaan door een schriftelijke offerte waarin de scope, duur, prijs en betalingsvoorwaarden zijn vastgelegd. Een overeenkomst komt pas tot stand na schriftelijke aanvaarding van de offerte door de praktijk.

Tijdens de oprichtingsfase van ValidCare BV worden overeenkomsten ondertekend door Jordy Coene handelend onder de merknaam ValidCare, met de vermelding dat de rechten en verplichtingen uit de overeenkomst van rechtswege worden overgedragen aan ValidCare BV bij haar oprichting, conform art. 2:2 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen.

4. Prijzen en betaling

Alle prijzen zijn uitgedrukt in euro en exclusief BTW, tenzij anders vermeld. Voor zorgprestaties die zijn vrijgesteld van BTW op grond van art. 44 WBTW, wordt geen BTW aangerekend op de auditdienst; voor overige diensten geldt het standaardtarief.

Facturen zijn betaalbaar binnen 30 kalenderdagen na factuurdatum, tenzij een andere termijn in de offerte is vermeld. Bij laattijdige betaling is van rechtswege en zonder ingebrekestelling een intrest verschuldigd conform de wet van 2 augustus 2002 betreffende de betalingsachterstand bij handelstransacties, vermeerderd met een forfaitaire schadevergoeding van 10% met een minimum van € 75.

5. Uitvoering van de audit

De audit wordt uitgevoerd volgens het Auditmanual en het Labelreglement, die op verzoek aan de praktijk worden bezorgd. De praktijk verbindt zich tot:

• het tijdig aanleveren van alle gevraagde documenten en dossiers,
• het beschikbaar stellen van een geschikte ruimte voor on-site activiteiten,
• medewerking van de relevante personeelsleden gedurende de audit,
• correcte en volledige informatieverstrekking.

Vertraging of onvolledigheid in de aanlevering kan leiden tot uitstel van de audit en bijkomende kosten.

6. Labelbeslissing en beroep

De labelbeslissing wordt genomen door de auditcommissie en is onafhankelijk van de auditor die de praktijk heeft bezocht. Een praktijk die het niet eens is met de beslissing kan binnen 30 kalenderdagen na kennisgeving een gemotiveerd beroep instellen, volgens de procedure beschreven in het Labelreglement.

Het indienen van een beroep schort de publicatie in het register niet op wanneer de beslissing een labeltoekenning betreft; bij weigering van een label wordt geen publicatie gedaan gedurende de beroepsprocedure.

7. Vertrouwelijkheid

Alle informatie die ValidCare ontvangt in het kader van een audit is strikt vertrouwelijk. ValidCare en elk betrokken auditor of commissielid tekenen een geheimhoudingsovereenkomst (NDA) met de praktijk. ValidCare publiceert enkel die informatie die expliciet tot het publieke register behoort: praktijknaam, vestigingsplaats, labelniveau, toekenningsdatum en geldigheidsdatum.

8. Onafhankelijkheid

ValidCare levert naast de audit geen advies, coaching of begeleiding aan de praktijk met betrekking tot de normen. Elke commerciële binding die de onafhankelijkheid van ValidCare in het gedrang zou kunnen brengen, wordt vermeden.

De oprichter van ValidCare, Jordy Coene, exploiteert een eigen thuisverplegingspraktijk. Deze praktijk is uitgesloten van deelname aan het ValidCare-label.

9. Intellectuele eigendom

Het ValidCare-normenkader, het Auditmanual, het Labelreglement, de templates en alle aanverwante documentatie zijn intellectuele eigendom van ValidCare. De praktijk ontvangt een niet-overdraagbaar, niet-exclusief gebruiksrecht op de documenten die haar binnen het auditproces worden bezorgd, uitsluitend voor intern gebruik.

Het ValidCare-label en de bijhorende visuele kenmerken mogen uitsluitend worden gebruikt door praktijken die een geldig label hebben, en uitsluitend binnen de grenzen die het Labelreglement vastlegt.

10. Aansprakelijkheid

ValidCare levert een dienst van middelen: de audit wordt uitgevoerd volgens de geldende normen en methodologie. Het ValidCare-label is een kwaliteitsuitspraak op het moment van de audit en vormt geen garantie voor toekomstige kwaliteit of conformiteit. ValidCare treedt niet in de plaats van wettelijk verplichte controles door overheidsinstanties.

De aansprakelijkheid van ValidCare is — behoudens opzet of zware fout — beperkt tot het bedrag dat de praktijk voor de betreffende audit heeft betaald. ValidCare is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade of gederfde winst.

11. Gegevensverwerking

De verwerking van persoonsgegevens in het kader van een audit is beschreven in het Privacybeleid en in een afzonderlijke verwerkersovereenkomst die deel uitmaakt van de auditovereenkomst.

12. Beëindiging

De praktijk kan een auditovereenkomst tot 14 kalenderdagen na ondertekening kosteloos herroepen, op voorwaarde dat met de audit nog niet is gestart. Na deze termijn of na aanvang van de audit zijn reeds gemaakte kosten verschuldigd.

ValidCare kan een overeenkomst eenzijdig beëindigen wanneer de praktijk haar verplichtingen niet nakomt, wanneer onjuiste informatie is verstrekt, of wanneer de onafhankelijkheid van de audit in het gedrang komt.

13. Intrekking van het label

ValidCare kan een toegekend label intrekken wanneer:

• de praktijk niet langer voldoet aan de kritieke normen,
• onjuiste informatie is verstrekt tijdens de audit,
• een ernstig kwaliteitsincident wordt vastgesteld of gerapporteerd,
• de praktijk het label gebruikt op een manier die in strijd is met het Labelreglement.

Intrekking wordt schriftelijk gemotiveerd. De praktijk beschikt over dezelfde beroepsprocedure als bij een weigering.

14. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Op elke overeenkomst tussen ValidCare en de praktijk is het Belgisch recht van toepassing. Geschillen worden bij voorrang in der minne geregeld. Komen partijen niet tot een akkoord, dan zijn uitsluitend de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement West-Vlaanderen, afdeling Kortrijk, bevoegd.

15. Slotbepalingen

De nietigheid of onafdwingbaarheid van één bepaling van deze voorwaarden laat de geldigheid van de overige bepalingen onverlet. ValidCare kan deze voorwaarden aanpassen; de versie die van toepassing is, is die welke gold op het moment van de offerte-aanvaarding.