Audittraject
Van kennismaking tot labeltoekenning
Het audittraject verloopt in zeven stappen. De auditor werkt on-site, de labelbeslissing gebeurt onafhankelijk door de auditcommissie.
-
Kennismakingsgesprek
Vrijblijvend, ongeveer 30 minuten, online of on-site. We overlopen het normenkader, het verloop van de audit en de verwachtingen. Geen verplichting tot verder traject.
-
Voorbereiding
Na bevestiging ontvangt de praktijk de welkomstbrief, het handboek, een NDA (voor vertrouwelijke documenten) en het aanvraagformulier. De praktijk krijgt voldoende tijd om het dossier voor te bereiden.
-
Audit
On-site audit door een gecertificeerd auditor. Programma: dossierreview (steekproef), observatie, gesprekken met zorgverleners en — waar relevant — met patiënten of mantelzorgers, conform GDPR.
-
Rapportage
De auditor legt per controlepunt de conformiteitsuitspraak en onderbouwing vast. Na afronding ontvangt de praktijk automatisch een rapport met sterke punten, verbeterkansen en geprioriteerde non-conformiteiten. De praktijk krijgt een termijn voor wederhoor op feitelijke bevindingen.
-
Labelbeslissing
De auditcommissie — onafhankelijk van de auditor — beslist over de labeltoekenning op basis van het definitieve conformiteitsresultaat. Bij kritieke non-conformiteiten wordt geen label toegekend; bij hoog-risiconormen volgt een verplicht verbeterplantraject.
-
Opname in register
Bij toekenning van Goud, Zilver of Brons wordt de praktijk opgenomen in het publieke register met labelniveau, toekenningsdatum en geldigheidsdatum.
-
Hernieuwing
Na 12 maanden volgt een volledige her-audit. Bij substantiële wijzigingen in de praktijk is een tussentijdse audit mogelijk.
Wat u op voorhand aanlevert
- Ondernemingsgegevens en visumnummers van alle verpleegkundigen in de praktijk.
- Praktijkregister conform Kwaliteitswet art. 8.
- Procedures rond medicatieveiligheid, infectiepreventie en wondzorg.
- Overzicht patiëntenpopulatie (geanonimiseerd) voor steekproeftrekking.
- Verwerkingsregister GDPR en verwerkersovereenkomsten (DPA's).
- Klachtenprocedure en incidentenregister van de voorbije 12 maanden.
- Opleidingsregistraties en bekwaamheidsbewijzen.
De volledige checklist wordt bezorgd bij de welkomstbrief in stap 2.
Auditcommissie & onafhankelijkheid
De auditcommissie bestaat uit leden met ervaring in thuisverpleging, kwaliteitsmanagement en/of regelgeving. Commissieleden die een binding hebben met een geauditeerde praktijk nemen geen deel aan de beslissing over die praktijk. Beslissingen zijn gemotiveerd en worden schriftelijk aan de praktijk bezorgd.
Beroepsprocedure: bij bezwaar kan de praktijk binnen 30 dagen een gemotiveerd bezwaar indienen bij een onafhankelijke beroepsinstantie. De beroepsprocedure is beschreven in de Labelreglement-bijlage.